Em vários cursos e em palestras sobre administração rural, uma das perguntas freqüentes é 'o que são custos administrativos e/ou despesas gerais e como atribuí-los às culturas ou criações?'.
            Os custos administrativos são aqueles custos ou despesas necessárias ao bom funcionamento da fazenda, seja a oficina mecânica, o silo, equipamentos de armazenagem de produto agrícola e o administrador, seja o escritório que fica na cidade.
            Especificamente, são despesas incorridas com energia elétrica, juros, telefone, impostos, pró-labore dos sócios, assistência técnica, manutenção e reparo de benfeitorias e instalações: galpão de máquinas, oficina, escritório, silo e equipamentos, estradas dentro da propriedade e açudes usados no processo de produção.
            Essas despesas, também chamadas de despesas indiretas, de infra-estrutura e de apoio, são de modo geral pouco controladas e difíceis de serem atribuídas a uma ou outra cultura porque cada despesa desta natureza vai estar servindo a várias culturas ou atividades desenvolvidas dentro da propriedade.
            Na era da competitividade, em que a pressão para redução de custos é grande, torna-se necessário não só determinar, como também avaliar, quantificar e interpretar estes custos e compará-los na hipótese de serem comprados, alugados e terceirizados, parcial ou totalmente, serviços como a contabilidade própria, a assistência técnica e a oficina mecânica.
            No presente artigo, procura-se discutir alguns dos principais critérios de rateio dos custos administrativos de uma propriedade, para que não se penalize algumas culturas e aumente falsamente a lucratividade de outras.
            Há vários critérios de rateio (divisão proporcional) utilizados. Entretanto, selecionaram-se apenas alguns deles:

1) rateio baseado na renda bruta das cultura;
2) rateio baseado na área cultivada;
3) rateio com base no custo variável das culturas; e
4) rateio proporcional ao número de dias-homem.

            Quando a combinação de culturas na propriedade tem sistemas de produção semelhante, os dois primeiros critérios podem ser aplicados com sucesso.
            Numa fazenda em que a combinação de culturas envolver café, soja e milho, a aplicação dos dois primeiros critérios não é recomendável. A renda do café, por unidade de área, é geralmente mais alta do que as da soja e do milho. Por essa razão, o rateio e consequentemente a apuração dos resultados sobrecarregam o custo do café e aliviam os custos da soja e do milho, mascarando a lucratividade destas culturas. O fato inverso ocorre no caso de uso do critério da área cultivada.
            Quando ocorre uma combinação de culturas contrastantes do ponto de vista da renda ou de área intensiva numa cultura e extensiva em outras ou da exigência dos fatores de produção muito díspares, a prática tem demonstrado que o critério mais adequado é o do rateio pelo montante de custo variável das culturas ou pelo número de dias-homens utilizados.
            A apropriação correta destas despesas deve ser feita pelo menos a partir da contabilidade simplificada, registrando-se as despesas e separando-as em categorias diferentes e, em seguida, entre as culturas e na administração. Esta repartição de despesas ou custos nas atividades é chamada de rateio entre as culturas ou no centro de custos envolvendo a cultura.
            Se uma oficina faz reparo de máquinas e implementos utilizados para soja, café e milho, parece natural que o rateio deva ser feito por um critério que envolva as três culturas. Mas se uma máquina é específica para uma cultura, como por exemplo a colhedora de café, a despesa de manutenção e reparo desta máquina só pode ser atribuída à cultura do café em 100%.
            A falta de controle dessas despesas tem sido ponto vulnerável na busca da melhor rentabilidade e do sucesso econômico-financeiro das propriedades. Essas despesas devem ser consideradas necessárias e importantes, uma vez que o serviço, materiais ou fator adquirido servem a muitas culturas dentro da propriedade.
            Segundo dados de propriedades agrícolas que fazem contabilização, levando em conta a exploração como um todo, as despesas indiretas podem onerar o custo operacional total numa variação de 30 a 60%.